EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES

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El Control Interno

LOCGE: “Art. 9.- Concepto y elementos del Control Interno.- El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control. El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado.”

Como lo define el SAS-78, el control interno es un proceso:

 “…efectuado por las máximas autoridades de la entidad, y demás personal designado para proporcionar una razonable seguridad en relación con el logro de los objetivos" y el cumplimiento de la misión institucional.”

LOCGE: “Art.10.- Actividades Institucionales.- Para un efectivo, eficiente y económico control interno, las actividades institucionales se organizarán en administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales.”

LOCGE: “Art. 11.- Aplicación del control interno.- Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial.”

LOCGE: “Art. 12 Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior:

a) Control previo.- Los servidores de la Institución, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales;

b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas;

c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución."

Objetivos del control interno

Operacionales.- Utilización eficaz y eficiente de los recursos financieros, materiales y humanos.

Financieros. -Elaboración y publicación de reportes y estados financieros internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.

Legalidad.- Cumplimiento de disposiciones y normativas que le

sean aplicables.

Componentes del Sistema de Control Interno.

Los componentes del sistema de control interno son:

- 1.- Ambiente de Control

- 2.- Evaluación de Riesgo

- 3.- Actividades de Control

- 4.- Información y Comunicación

- 5.- Monitoreo y Evaluación

 1. Ambiente de Control.- El éxito o fracaso de la gestión depende en buena parte del ambiente de control, el cual comprende fundamentalmente el marco legal, el plan de organización, los sistemas informáticos, el conjunto de procedimientos, acciones y medios con los cuales se buscan salvaguardar los recursos humanos, tecnológicos, financieros y materiales de cada entidad, procurando alcanzar resultados eficientes, eficaces y económicos en su manejo.

Está constituido por los siguientes elementos:

• Integridad y valores éticos
• Filosofía y estilo operativo de la gerencia
• Estructura organizacional
• Asignación de autoridad y responsabilidad
• Políticas, normas y prácticas de recursos humanos
• Auditoría Interna

Integridad y valores éticos.- Parte de varios referentes entre los cuales se incluyen las normas éticas y de comportamiento, las disposiciones legales y secundarias, y las acciones dirigidas a evitar la ocurrencia de actos deshonestos e ilegales que causen perjuicios materiales o atenten contra la buena imagen de una entidad.

Filosofía y estilo operativo de la gerencia.- Corresponde a la alta dirección de cada entidad proyectar un ambiente de confianza y credibilidad respecto a su capacidad técnica y profesional, demostrando dentro del accionar cotidiano conocimientos adecuados y suficientes sobres los diversos aspectos de orden interno y el entorno al desenvolvimiento de la entidad.

Estructura organizacional.- Corresponde a la máxima autoridad de la entidad definir la organización mediante la cual se concreten los aspectos considerados dentro de la

planificación de largo, mediano y corto plazos. Implica definir las unidades administrativas que integran la organización estableciendo con precisión el alcance de sus facultades o competencias, las líneas de autoridad y responsabilidad, las interrelaciones y coordinación existentes. Al revisar el proceso administrativo, se expresaron los aspectos básicos que comprende la organización como fase importante del proceso administrativo.

Asignación de Autoridad y Responsabilidad.- Para el desenvolvimiento eficiente de las actividades y proyectos es menester, partiendo de la estructura organizacional definida por la alta dirección, es decir a un nivel más bajo, establecer las jerarquías o niveles de autoridad y responsabilidad que corresponde a cada funcionario. Se materializa en las descripciones de funciones a nivel de cada cargo, que ordinariamente pueden integrarse a los manuales de clasificaciones de puestos y a las asignaciones de tareas o de funciones a nivel de cada funcionario específico.

Es preciso enfatizar en este aspecto, sobre la necesidad de precisar la comunicación, coordinación e interrelaciones existentes entre los diversos funcionarios, lo cual se concreta o ratifica a través de los diversos procedimientos que expide la máxima autoridad de la entidad para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y las acciones de control definidas para la buena marcha de la entidad.

Políticas, normas y prácticas de recursos humanos. La definición y sujeción a un conjunto de políticas, normas y procedimientos asociados con la administración del sistema de recursos humanos, integrado por los procesos de reclutamiento, selección, clasificación, valoración, evaluación y capacitación coadyuvan vigorosamente a la existencia de un buen ambiente de control. Es imperativo adoptar medidas orientadas a desterrar de las instituciones la improvisación del personal, para lo cual es menester diseñar y aplicar normas que permitan la designación de personas calificadas, con concursos abiertos de títulos y merecimientos que satisfagan los requisitos mínimos en cuanto a experiencia, formación académica, cursos especializados, integridad moral, aspectos que deben ser considerados de manera obligatoria en los procesos de promociones.

Auditoria Interna. - El ambiente de control se fortalecerá si se cuenta con una Unidad de Auditoría Interna, integrada por profesionales competentes y experimentados. A esta unidad le corresponderá realizar el examen posterior de las operaciones financieras, administrativas, técnicas o de otro orden, como un servicio a la alta dirección, orientado al permanente mejoramiento institucional por medio de la realización de exámenes especiales y auditorias de gestión, realizados en forma objetiva e independiente.

Se incluyen las prácticas sanas y una sólida administración financiera ínter vinculada con el sistema de planificación e integrada por los sistemas de presupuesto, determinación y recaudación, tesorería, contabilidad y crédito público, ajustada al marco jurídico vigente el cual incluye la normatividad expedida por el órgano central rector que es el Ministerio de Economía.

2.- Evaluación del riesgo.- El diseño de controles internos, relacionados con la revelación de información financiera, debe incluir la evaluación de la gerencia a los factores de riesgo para lograr la preparación de estados financieros en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.- La evaluación del riesgo es un proceso constante; los resultados pueden cambiar debido a las siguientes razones:

• Cambios en el ambiente de operaciones
• Personal nuevo en los sistemas de información
• Cambios en los sistemas de información
• Crecimiento rápido de la entidad
• Introducción de nuevas tecnologías en los procesos de producción o en los sistemas de procesamiento de información.
• Introducción de productos o servicios nuevos Reestructuración de la entidad, etc.

3.- Actividades de Control.- Además de crear un ambiente de control eficaz y de mantener un proceso continuo de evaluación de los riesgos, la entidad debe definir orientaciones y acciones dirigidas a fortalecer el sistema de control interno, aplicando criterios y acciones tales como:

Revisión del desempeño.- Evaluación de los logros, relacionándolos con las previsiones contempladas en los distintos planes institucionales.

Procesamiento de información.- Comprende la aplicación de controles relacionados con el procesamiento de información, a fin de lograr que sea correcta, completa y que su formulación se fundamente en transacciones debidamente reconocidas verificadas y debidamente autorizadas.

Controles físicos.- Involucra la realización de arqueos, constataciones físicas.

Separación de funciones.- Este concepto se basa en la necesidad de lograr una distribución técnica de funciones que en lo posible permita la participación de varias personas, (sin que ello signifique la creación de nuevos cargos) dentro de un mismo proceso a fin de optimizar las acciones de verificación y control; ejemplo: separar las decisiones asociadas con las adquisiciones de bienes o servicios, respecto de la custodia, el registro contable y su empleo en los fines, actividades o proyectos para los cuales han sido comprados o recibidos.

Rotación de personal.- Con la aplicación de un plan debidamente concebido entre el personal que desempeñe funciones o cargos similares.

Evaluación y seguimiento.- La administración comprende la emisión continua de órdenes, las cuales dan lugar a resultados o retornos que deben ser objeto de evaluación y seguimiento.

4. Información y Comunicación.- El sistema de información de una entidad debe incluir métodos y registros suficientes para satisfacer los siguientes objetivos:

Identificación y registro de todas las operaciones o transacciones calificadas como válidas.

Proporcionar una completa descripción de los aspectos que caracterizan a las transacciones para que se puedan identificar y clasificar.

Medir apropiadamente los efectos cuantitativos de las transacciones, objeto de registro.

Registrar las transacciones en las fechas o períodos correctos.

Monitoreo y evaluación

Una vez diseñados e implantados los distintos tipos de controles, la gerencia debe establecer mecanismos de evaluación permanente a efecto de establecer si están operando de acuerdo a cómo fueron concebidos y si están produciendo los efectos esperados; si los resultados de las comprobaciones realizadas no son satisfactorios, deberán ser modificados o sustituidos.

Limitaciones de los controles internos

Las características básicas de los controles internos consisten en que dan una seguridad razonable, aunque no absoluta. Por bien diseñados que estén, los controles siempre tendrán limitaciones inherentes. Un principio fundamental que debe tomarse en cuenta es el que los controles internos deben concebirse con ajuste al marco legal y a las normas que le corresponde aplicar a cada entidad.

La disfuncionalidad de los procesos, la colusión y el sesgo gerencial, entre otros, pueden afectar el funcionamiento del sistema del control interno y por lo tanto el logro de los objetivos.

5. Normas de control interno.- Los componentes del Sistema de Control Interno descritos, y desarrollados en el Informe COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) , son acogidos en la normativa de control interno.

Mediante Acuerdo 039 CG del 16 de noviembre de 2009, publicado en el Registro Oficial 78 del 1 de diciembre de 2009, la Contraloría General del Estado expidió las Normas de Control Interno, para la aplicación en todas las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. Estas Normas se conforman de seis grupos de acuerdo al siguiente detalle:

100-00 Normas generales.

200-00 Ambiente de Control.

300-00 Evaluación del riesgo.

400-00 Actividades de Control.

500-00 Información y Comunicación

600-00 Seguimiento.

Referencias

• Constitución de la República del Ecuador.
• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.
• Normas de Control Interno.
• Contraloría General del Estado, "Curso Control de Gestión Pública", Titulo III, Sistema de Control.