CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES

Fuente: CGE-CCGP-S-IV-MB

Según el artículo 583 del Código Civil, los bienes consisten en cosas corporales o incorporales.

Corporales. Son las que tienen un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa, un libro.

Incorporales. Las que consisten en meros derechos, como los créditos, y las servidumbres activas. Ejemplo: Derechos de herencia, Uso de habitación, etc.

Según el reglamento de Bienes estos y consistentemente con la clasificación contable expedida por el ente rector de las finanzas públicas, los bienes de propiedad de las entidades y organismos comprendidos en el capítulo 1, artículo 25 del reglamento, se clasificarán en los siguientes:

Bienes de Propiedad, Planta y Equipo

Bienes de Control Administrativo

Inventarios.

  

Bienes de Propiedad, Planta y Equipo

Los bienes de Propiedad, Planta y Equipo son aquellos destinados a las actividades de administración, producción, suministro de bienes, servicios y arrendamiento. Dentro de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo se incluirán aquellos bienes de Infraestructura; Patrimonio Histórico Artístico-Cultural; Biológicos; e Intangibles.

Los Bienes de Propiedad, Planta y Equipo serán reconocidos como tal, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

a) Ser destinados para uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos;

b)   Ser utilizados durante más de un ejercicio fiscal;

c)   Generar beneficios económicos o potencial de servicio público; adicionales a los que se darían si no se los hubiera adquirido;

d)    Su funcionalidad estará orientada a la naturaleza y misión institucional; y

e)   Tener un costo de adquisición definido por el órgano rector de las finanzas públicas para este tipo

Control

El control de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo y Control Administrativo se realizará considerando la naturaleza, funcionalidad del bien y los siguientes aspectos:

a)   Por cada bien en forma individual;

b)   Por cada componente en la medida en que la vida útil de cada parte o pieza que lo conformen sea diferente.

c)   Por lote o grupo de similares características físicas, adquiridos en una misma fecha, de igual valor unitario (siempre y cuando no sobrepase el valor establecido por el órgano rector de las finanzas públicas), destinados a una sola área física y misma actividad administrativa y/o productiva.

Bienes de control administrativo

Son bienes no consumibles de propiedad de la entidad u organismo, tendrán una vida útil superior a un año y serán utilizados en las actividades de la entidad.

La clasificación de los bienes se realizará de acuerdo a la funcionalidad dependiendo de la naturaleza y misión institucional.

Estos bienes no serán sujetos a depreciación ni revalorización.

La responsabilidad en el uso de estos bienes corresponderá al Usuario Final al cual le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones. No se podrá hacer uso de estos bienes para fines personales o diferentes a los objetivos institucionales.

El control, identificación y constatación física será el mismo dispuesto para el resto de bienes contemplados en este reglamento.

La identificación de los bienes de control administrativo, incluirá la peligrosidad, caducidad y/o requerimiento de manejo especial en su uso.

De la clasificación, control, identificación, constatación física y la obligatoriedad de los inventarios.- Los bienes de control administrativo entre otros serán los siguientes:

•       Útiles de oficina;

•       Utensilios de cocina;

•       Vajilla; - Lencería;

•       Instrumental médico y de laboratorio;

•       Libros;

•       Discos y videos;

•       Herramientas menores; - entre otros.

Inventarios 

Son activos identificados como materiales o suministros consumibles durante el proceso de producción, en la prestación de servicios o conservados para la venta o distribución, en el curso ordinario de las operaciones.

Para ser considerados inventarios deberán tener las siguientes características:

Ser consumibles, es decir, poseer una vida corta menor a un año; y,   Ser utilizados para el consumo en la producción de bienes, prestación de servicios y ser susceptibles de ser almacenados.

Control.

Las adquisiciones y disminuciones de inventarios serán controladas y se registrarán observando lo siguiente:

a)   Los registros serán controlados por el departamento encargado de su manejo a través del sistema de inventarios permanente o perpetuo, utilizando como método de control el precio promedio ponderado.

b)  El Guardalmacén o quien hiciera sus veces, hará llegar periódicamente al departamento contable, la información y documentación relativa al movimiento de ingresos y egresos para la valoración, actualización y conciliación respectiva de forma semanal o mensual.

c)     El Custodio Administrativo de cada área llevará una hoja de control por inventarios, en la que constará: identificación y descripción de los inventarios, fecha, cantidad, nombre del Usuario Final y firma.

Los Bienes no depreciables pueden estar constituidos por bienes que no cumplen con los requisitos para ser clasificados como activos fijos; sin embargo, tienen larga duración. Pueden tener un valor menor a Cien Dólares, o no se asociación directamente con la misión institucional. Como ejemplos de este tipo de bienes podría citarse a las grapadoras, perforadoras, sumadoras, papeleras, basureros, vajilla, herramientas menores, instrumental médico menor, libros y colecciones, sillas, mesas, teléfonos, adornos, etc.

Es necesario advertir que, el hecho de no clasificarlos como activos fijos, no quiere decir que dejen de estar sujetos a los controles que se aplican a los activos fijos, y que no debe codificarse; todo lo contrario, su control debe ser más intenso, y de hecho, como señala las Normas de Control Interno, todos los bienes de larga duración deben codificarse.

Los bienes en Comodato son aquellos que una entidad pública entrega a otra entidad pública o privada, para que sean utilizados. Es necesario se elabore un convenio que garantice que los bienes prestados serán utilizados adecuadamente, conservados y devueltos en las condiciones que corresponda. La entidad dueña de los bienes igual seguirá controlando su depreciación, corrección monetaria y demás aspectos que corresponde a los bienes de su propiedad.

Cuando son entregados en comodato a una entidad privada, es necesario observar y considerar que sea para prestar servicios de carácter social, condición que periódicamente debe verificarse.

BAJA

Los bienes que dejaren de existir físicamente por alguna de las siguientes causas: robo, hurto, abigeato, caso fortuito o fuerza mayor, se podrán excluir de los registros institucionales.

Reposición, restitución del valor o reemplazo del bien

Los bienes de propiedad de las entidades u organismos comprendidos en el artículo 149 del reglamento de Bienes, deberán ser restituidos o reemplazados por otros bienes nuevos de similares o mejores características, por parte de los Usuarios Finales o Custodios Administrativos, en los siguientes casos:

a)    Cuando los bienes hubieren sufrido daños parciales o totales producto de la negligencia o mal uso comprobados y quedaren inutilizados.

b)    Cuando los bienes no hubieren sido presentados por el Usuario Final o Custodio Administrativo, al momento de la constatación física.

c)   Cuando los bienes no hubieren sido entregados en el momento de la entrega recepción por cambio de Usuario Final, Custodio Administrativo o Cesación de Funciones de alguno de aquellos.

d)   Cuando hubiese negativa de la Aseguradora por el reclamo presentado.

La reposición del bien se podrá llevar a cabo, en dinero, al precio actual de mercado, o con un bien nuevo de similares o superiores características al bien desaparecido, destruido o inutilizado, previa autorización del titular de la Unidad Administrativa.

En aquellos casos que los bienes fueran sustraídos de la entidad u organismo y hubieren estado protegidos por un contrato de seguros, el valor del deducible que se entregará a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cubrir el costo de reposición respectivo, se cargará al presupuesto vigente de la entidad; y, en el caso de que los bienes fuesen robados o hurtados en el poder de los Usuarios Finales, el deducible será imputado al respectivo Usuario Final, monto que le será restituido si judicialmente se ha comprobado la existencia de la infracción (robo o hurto), sin que el Usuario Final tenga responsabilidad penal por tales ilícitos, conforme lo previsto en el artículo 153 de este proyecto.

El bien entregado por la aseguradora o por el Usuario Final se lo registrará como bien institucional según corresponda. En ningún caso la entidad u organismo obtendrá doble reposición por parte de la compañía aseguradora y del Usuario Final o Custodio Administrativo, se preferirá la indemnización de la aseguradora.

La baja del bien se realizará inmediatamente una vez restituido el bien sea por parte de la Aseguradora o por parte del Usuario

Final, de conformidad con la normativa de este reglamento y de contabilidad gubernamental expedidas por el órgano rector de las finanzas públicas.

Baja por Hurto, Robo o Abigeato Denuncia

Cuando alguno de los bienes hubiere desaparecido por hurto, robo, abigeato o por cualquier causa semejante, presunta, el Usuario Final, Custodio Administrativo o el Guardalmacén a quien haga sus veces, según sea el caso, comunicará por escrito inmediatamente después de conocido el hecho al titular de la Unidad Administrativa, quien a su vez comunicará a la máxima autoridad de la entidad u organismo o su delegado.

La máxima autoridad o su delegado, dispondrá al titular de la Unidad Jurídica, o quien haga sus veces, de la entidad u organismo, la formulación de inmediato de la denuncia correspondiente ante la Fiscalía General del Estado o Policía Nacional, de ser el caso, la cual deberá ser acompañada por los documentos que acrediten la propiedad de los bienes presuntamente sustraídos.

El Usuario Final, el Custodio Administrativo o el Guardalmacén o quien haga sus veces, a petición del abogado que llevará la causa, facilitarán y entregarán la información necesaria para los trámites legales; el abogado será el responsable de impulsar la causa hasta la conclusión del proceso, de acuerdo a las formalidades establecidas en el Código Orgánico Integral Penal.

En caso que la entidad u organismo no cuente con un abogado para el trámite de la denuncia y el proceso en general, solicitará  la participación de un profesional en derecho a la entidad a la que esté adscrita.

Del trámite administrativo de presentar el respectivo reclamo ante la Aseguradora, hasta obtener la recuperación del bien, será responsable el titular de la Unidad Administrativa, o su delegado, y, del trámite judicial, será responsable el titular de la Unidad Jurídica, conjuntamente con el abogado designado, quienes deben efectuar el seguimiento de la denuncia formulada por la entidad u organismo, hasta obtener el pronunciamiento judicial respectivo que fundamente la baja de bien.

Art. 153.- Procedencia de la baja.- Los bienes desaparecidos por las causas señaladas en el artículo 151 del presente reglamento, se darán de baja de la manera prescrita en la normativa expedida sobre esta materia y con la correspondiente resolución del juez de garantías penales que declare el archivo de la investigación previa por las causales señaladas en los números 1 y 3 del artículo 586 del Código Orgánico Integral Penal; que por lo menos justifique en derecho la existencia material de la infracción denunciada; auto de sobreseimiento dictado por los supuestos previstos en el número 1 del artículo 605 del mismo Código, y en el número 2 del mismo artículo cuando los elementos en que el fiscal ha sustentado su acusación no son suficientes para presumir la participación del procesado; o sentencia condenatoria ejecutoriada. Se procederá también a la baja de bienes cuando éstos ya fueren reintegrados por parte del Usuario Final o la Aseguradora.

Responsabilidades

En el caso de pérdida o desaparición de bienes por presunto hurto, robo o abigeato, las responsabilidades serán establecidas por los órganos administrativos y/o judiciales correspondientes, y en caso de sentencia condenatoria, se estará a lo señalado en el artículo 68 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y, respecto de la responsabilidad administrativa, se  estará a lo dispuesto en el artículo 45 del cuerpo legal antes citado.

Fuerza mayor o caso fortuito 

Para la baja de bienes muebles desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito, deberá sujetarse al siguiente procedimiento:

a)             En el caso de bienes desaparecidos, se deberá emitir una orden escrita de la máxima autoridad o su delegado de la entidad u organismo de que se trate. Dicha orden se dará una vez que los Usuarios Finales o Custodios Administrativos a cuyo cargo se hallaba el uso, tenencia o custodia de los bienes desaparecidos, y dos testigos idóneos distintos de las personas antes mencionadas, hayan rendido una declaración juramentada ante Notario Público del lugar en que hubiere ocurrido la pérdida, en la que se narre los hechos que les consta sobre la desaparición de los bienes. A dicha declaración se adjuntarán las pruebas pertinentes que existieren sobre tales hechos.

b) Para los bienes destruidos, se deberá emitir una orden escrita del titular de la Unidad Administrativa o quien haga sus veces, para presentar el respectivo reclamo ante la aseguradora; en el caso de que los bienes no estuvieren asegurados se procederá de conformidad a lo establecido en el inciso anterior.

Utilización de los bienes

 

Los bienes de propiedad del Estado deben destinarse únicamente a los fines para los cuales fueron adquiridos o recibidos, deben administrarse con diligencia, esto es con sujeción a las disposiciones legales, entre otras: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, Código de la Democracia, Reglamento Sustitutivo de Bienes del Sector

Público, Normas de Control Interno; Sistema Nacional de Finanzas Públicas (SINFIP), normas expedidas por el ente rector de las finanzas públicas, y las normas y procedimientos internos expedidos por cada entidad y organismo del Sector Público.

Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos.

La Contraloría General del Estado a efecto de que en cada institución pública se administre y controle adecuadamente el uso de los vehículos, emitió el Acuerdo - 042 - CG - 2016(17 nov. 2016) Tercer Suplemento del R.O. 913 (30 dic. 2016), que contiene el Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, en los términos previstos por el artículo 211 de la Constitución de la República y el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, este Reglamento contiene los capítulos siguientes:

CAPITULO I.- Normas Generales

CAPITULO II.- Movilización y mantenimiento vehicular. 

CAPITULO III.- De los automotores.

CAPITULO IV.- Acciones de control y sanciones. 
Disposiciones Transitorias

Disposiciones Generales 

Disposición Derogatoria 

Disposición Final

Para efectos de la aplicación del Reglamento se entenderá por:

Titular de la gestión administrativa. - El servidor que dirige la gestión administrativa de la entidad.

Titular de una unidad administrativa. - Servidor que dirige cualquier unidad administrativa de la entidad.

Encargado o responsable de la unidad de transportes. – El servidor encargado de la organización y control del parque automotor institucional.

Conductor. - El servidor y/o trabajador facultado para  conducir un vehículo automotor oficial, así como, quien guía, dirige o maniobra un vehículo remolcado.

Mecánico. - El servidor bajo cuya responsabilidad se encuentra a cargo el chequeo, mantenimiento y reparación de los vehículos.

Movilización de los vehículos oficiales y excepciones

Ningún vehículo oficial podrá circular sin la respectiva orden de movilización y con justificación expresa de la necesidad institucional.

Se excluyen de la norma contenida en el inciso anterior, los vehículos del servicio de ambulancias de las unidades de salud del Ministerio de Salud Pública, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, IESS, Cruz Roja Ecuatoriana, Cuerpo de Bomberos, Secretaría Nacional de Gestión de Riesgos, Solca, Fuerzas Armadas, Policía Nacional, Comisión de Tránsito del Ecuador y de los cuerpos de seguridad y vigilancia de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, Regionales, Metropolitanos y Municipales; además, los vehículos utilizados para el mantenimiento de los sistemas de redes eléctricas, telefónicas, agua potable, alcantarillado, obras públicas; los automotores del Sistema Integrado de Seguridad Ciudadana ECU 911, y aquellos que sean indispensables para atender casos de emergencia y para mantener la continuidad y regularidad de los servicios públicos.

Solicitud de orden de movilización

El titular de la unidad administrativa o su delegado, autorizará el desplazamiento del servidor en días y horas laborables; para tal propósito, la orden de movilización se tramitará en formatos propios de la entidad.

La autorización previa al desplazamiento de los servidores fuera de la jornada ordinaria de trabajo, en días feriados y/o fines de semana o que implique el pago de viáticos, será otorgada por la máxima autoridad o su delegado; en tal caso, la orden de movilización se tramitará únicamente mediante el aplicativo cgeMovilización, publicado en la página web de la Contraloría General del Estado, observando el siguiente procedimiento.

a.  Registro y obtención del usuario y contraseña para el uso del aplicativo cgeMovilización.- 

El titular de la Gestión Administrativa de la entidad o su delegado, designará dos o más servidores, dependiendo del tamaño y la necesidad institucional, como responsables del ingreso de la información en el aplicativo cgeMovilización, publicado en la página web de la Contraloría General del Estado. Los servidores designados para el ingreso de la información en el aplicativo, podrán obtener el usuario y contraseña siguiendo el procedimiento establecido en el "Instructivo de registro y uso de medios o servicios electrónicos que brinda la Contraloría General del Estado".

b.  Trámite de la orden de movilización.- Los servidores comisionados tramitarán la respectiva orden de movilización en el aplicativo cgeMovilización, publicado en la página web de la Contraloría General del Estado. El servidor responsable del ingreso de la información al sistema, con la justificación correspondiente, registrará los datos en la orden de movilización, imprimirá el formulario  y lo entregará al conductor del vehículo designado para cumplir la comisión, previo su desplazamiento.

Una vez obtenida la orden de movilización, será colocada en un lugar visible del automotor. En ningún caso la orden de movilización tendrá carácter permanente, indefinido y sin restricciones.

Causales y sanción administrativa

Sin perjuicio de la responsabilidad civil culposa o indicios de responsabilidad penal a que hubiere lugar, los sujetos que incurrieren en las faltas administrativas detalladas a continuación, serán sancionados de la siguiente manera:

Multas:

a.  Utilizar la orden de movilización en asuntos distintos a los autorizados: de cinco a quince salarios básicos unificados para el trabajador en general.

b.   Solicitar u otorgar órdenes de movilización sin causa justificada, sin tener competencia para ello, o con carácter permanente, indefinido y sin restricciones: de quince a veinte salarios básicos unificados para el trabajador en general.

c.  Utilizar los vehículos prescindiendo de la orden de movilización, o usando una caducada, o con carácter permanente o por tiempo indefinido: de quince a veinte salarios básicos unificados para el trabajador en general.

d.  Autorizar la salida de un vehículo en malas condiciones o con desperfectos mecánicos: de quince a veinte salarios básicos unificados para el trabajador en general.

e.   Evadir o impedir, de cualquier forma, la acción de control de los vehículos oficiales: veinte salarios básicos unificados para el trabajador en general.

Destitución:

• Conducir el vehículo en estado de embriaguez o bajo efectos de cualquier sustancia psicotrópica o estupefaciente.
• Ocultar o sustituir las placas oficiales, a fin de evadir el control previsto en este Reglamento.
• Conducir o utilizar el vehículo oficial por parte de un servidor o trabajador no autorizado, familiares o por terceras personas ajenas a la entidad.

Destitución y multa:

a. Utilizar los vehículos en actividades de proselitismo religioso, político partidista y electoral; o para publicidad y fines personales ajenos a los institucionales: veinte salarios básicos unificados para el trabajador en general y destitución.

Responsabilidad

El encargado o responsable de la unidad de transportes que disponga, autorice o permita el uso indebido de vehículos institucionales por parte de terceros, será sancionado con multa de quince a veinte remuneraciones mensuales básicas unificadas del trabajador del sector privado. La reincidencia será motivo de destitución.

Referencias

•  Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento 
• Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
•  Normas de Control Interno Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público.
•  Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos.
• Contraloría General del Estado, "Curso Control de Gestión Pública", Sesión IV, Control y Administración de Bienes.