CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES

Fuente: CGE- CCGP- S-IV-MR

Introducción

En el presente Título se estudiará y analizará en términos generales, las normas jurídicas principales que sustentan el control y administración de los bienes en las entidades públicas y entidades de derecho privado que manejan bienes públicos; así como, aspectos técnicos que permiten una adecuada clasificación de los bienes y el control de operaciones típicas, como las adquisiciones, egreso, depreciación, corrección monetaria, operaciones capitalizables y no capitalizables. Principalmente, con el estudio de esta sesión, se busca sembrar en las servidoras y servidores públicos, una conciencia de cuidado y adecuada utilización de los bienes que les son entregados para el desempeño de sus actividades institucionales.

Base Normativa

Los activos de una institución pública, en gran parte están representados por los bienes públicos, como son Bienes de Propiedad, Planta y Equipo e Inventarios; por otro lado, existen bienes, como son los bienes no depreciables, que, si bien no

forman parte de los activos, sin embargo, son usados, custodiados o mantenidos dentro de un control contable (cuentas de orden) y administrativo.

El valor de los bienes puede cubrir un porcentaje muy significativo dentro de los activos y cuentas de orden, lo que demanda que su control sea asumido con mucha responsabilidad por todos los miembros de una organización; esto es, desde la máxima autoridad principalmente, custodios, y todos los servidores.

Referirse a los principales problemas que enfrentan las instituciones públicas, es referirse a la ausencia de reglas internas que viabilicen y faciliten la administración de los bienes. Las entidades en muchos casos no cuentan con reglamentos específicos, procedimientos, políticas y demás aspectos que conformarían un manual de bienes, como parte de las herramientas de control interno.

A esto se suma las actitudes equivocadas de los servidores públicos respecto al cuidado, buen uso, conservación, etc. de los bienes que están a su cargo, para el desempeño de sus actividades. La falta de disciplina y celo, con el argumento de que son bienes públicos, agrava aún más el problema; en consecuencia, la solución no sólo es cuestión de crear reglas, sino principalmente que se las cumpla, y que todos los servidores públicos se concienticen en el sentido que los bienes públicos son sagrados; y, por tanto, deben ser utilizados con el cuidado como si fueran propios, y solo en actividades institucionales. Recordar que, por nuestras acciones u omisiones, debemos rendir cuentas ante los organismos de control y sociedad en general.

Si bien existen leyes y demás normas generales; sin embargo, es necesario que éstas se relacionen y puntualicen en forma específica a la institución, con ajuste a las circunstancias en que se desenvuelven las actividades institucionales.

El talento humano, dentro de la administración pública, constituye la respuesta a que se hagan bien o mal las acciones dentro de los diferentes procesos relacionados con los bienes.

Las personas que desempeñan las funciones de custodia de los bienes deben tener, a más de los conocimientos necesarios, un perfil que acredite valores como el cuidado, responsabilidad, orden, celo, ética, cariño al trabajo, etc. aspectos que no son objeto de estudio en los establecimientos de educación formal, sino que son parte innata de los seres humanos.

A través de la historia, ha constituido un mito la conciliación de información entre las unidades encargadas de la custodia (guardalmacén o bodeguero), con la información producida por las unidades financieras (contabilidad). De ahí que es importante que se tenga muy claro las funciones y alcances de cada una de las unidades administrativas y de sus miembros.

En el sector público, al momento no se cuenta con directrices que permitan unificar los criterios de codificación de los diferentes bienes, ya que en cada institución el responsable de turno crea sus propias pautas de codificación, que, en el contexto de todo el sector público, da lugar a que existan una diversidad de criterios y opiniones respecto a este tema. Una adecuada codificación de los bienes permitirá, a más de dar seguridad en el control, la conciliación entre almacén o bodega con la unidad contable. Se implementó en el eSIGEF por parte del Ministerio de Finanzas, un módulo que permite un control y administración de los bienes, y por tanto, se define la respectiva codificación.

Un aspecto fundamental que debe ser definido por la entidad pública con ajuste a las directrices del Ministerio de Finanzas, es la clasificación de los bienes, acción que debe sustentarse en la normativa general y normas internas específicas elaboradas con ajuste a las circunstancias y necesidades propias de cada entidad.

Como señala el Art. 233 de la Constitución de la República, todos, absolutamente todos, podemos ser acreedores a las responsabilidades administrativas, civiles o penales por el mal manejo y mala utilización de los recursos públicos. Será necesario entonces que todos los servidores públicos y personas del sector privado que manejan recursos públicos, conozcan las consecuencias derivadas de la infracción y violación de las obligaciones y deberes jurídicos.

En los bienes considerados como inversiones de larga duración (activos fijos), es importante controlar financieramente las operaciones capitalizables y no capitalizables, a efecto que conocer el valor razonable de estos en una fecha determinada.

Las operaciones capitalizables que se fundamentan en el incremento del valor en libros de los activos fijos, sea por el incremento en la vida útil, o por el incremento en la capacidad de servicio, producción o inversión. Las operaciones capitalizables pueden ser: Adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias.

Las operaciones no capitalizables no incrementan el valor en libros, sino que permiten el buen funcionamiento de los bienes; entre éstas se citan a las reparaciones ordinarias y mantenimiento ordinario.

La gestión administrativa, productiva o de inversión generada por la utilización de los activos fijos, constituye su depreciación. El desgaste de estos bienes debe ser controlado financieramente, a efecto de conocer su aporte en la gestión, y, por otro lado, el valor en libros razonable.

La corrección monetaria, es otro de los aspectos importantes involucrados en las operaciones respecto de los bienes. La normativa contable expedida por el Ministerio de Finanzas mediante Acuerdo 447, prevé dentro de los principios y normas técnicas de contabilidad, el control de este tipo de operaciones.

Base Normativa

Como se ha señalado en los capítulos anteriores, la adecuada protección y salvaguarda de los bienes del Estado depende de la existencia de un adecuado sistema de control interno; la responsabilidad del sistema de control interno recae en la máxima autoridad, directivos, y en todos los servidores de cada entidad, en razón de que no existe actividad, proyecto o función, en la que se puede prescindir de la utilización de recursos financieros y materiales.

Además de las disposiciones legales y demás normas emitidas tanto por la Contraloría General del Estado, Ministerio de Finanzas, y otros organismos, es recomendable que cada entidad expida su propio marco normativo que incluya un manual de administración de bienes, del cual formen parte los procedimientos, clasificaciones, codificación, formularios, etc.

La finalidad del manual en referencia, consiste en contar con un marco normativo ajustado a las necesidades específicas de cada institución, que permita precisar los deberes, facultades, atribuciones o competencias, de la máxima autoridad, los asesores, directores, jefes departamentales, jefes de áreas, demás funcionarios y empleados de diversa categoría, en cada uno de los procesos asociados con el ingreso, custodia, manejo, egreso, registro contable, verificación y control de los diferentes bienes, propiedad de la entidad o recibidos para su manejo o custodia.

Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público.

El Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público, expedido mediante Acuerdo - 041 - CG - 2017 (22 diciembre. 2017) Registro Oficial Suplemento 150 de 29-dic.-2017.contiene los capítulos siguientes:

TITULO I

AMBITO GENERAL

CAPITULO I - Disposiciones Preliminares

CAPITULO II – Responsables

CAPITULO III – Regalos y Presentes Institucionales

TITULO II

BIENES E INVENTARIOS

CAPITULO I – Clasificación de bienes

TITULO III

ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS

CAPITULO I – Adquisiciones

CAPITULO II - De la Fabricación o Modificación de Bienes o Inventarios.

CAPITULO III – Disposiciones Comunes para todos los Bienes e Inventarios

CAPITULO III – Mantenimiento de los demás bienes

CAPITULO IV- Ingreso de Bienes Biológicos

CAPITULO V - Entrega Recepción de Registros, Archivos y otros Bienes

CAPITULO VI - Bienes Muebles e Inmuebles en el Exterior

TITULO IV

DEL EGRESO Y BAJA DE BIENES O INVENTARIOS

CAPITULO I - Actos en los que se Transfiere o no el Dominio de Bienes Muebles Inmuebles

CAPITULO II - Generalidades

CAPITULO III – Remate

CAPÍTULO IV - Venta Directa de Bienes Muebles

CAPITULO V – Permuta

CAPITULO VI – Transferencias Gratuitas

CAPITULO VII – Chatarrización

CAPITULO VIII – Reciclaje de Desechos

CAPITULO IX - Destrucción

CAPITULO X – Baja

CAPITULO XI – Comodato y Traspaso de Bienes

TÍTULO V

MANTENIMIENTO DE BIENES

CAPITULO I – Mantenimiento de equipos informáticos

CAPITULO II – Mantenimiento de los Demás Bienes

TÍTULO VI

INCORPORACIÓN DE BIENES E INVENTARIOS ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS

POR EXTINCIÓN, FUSIÓN O ADSCRIPCIÓN

Es importante señalar que, tratándose de adquisiciones de bienes, se realizará sobre la base del Plan Anual de Contratación, PAC, el mismo que será ingresado al Sistema Oficial de Contratación Pública del Ecuador, y se sujetará a las disposiciones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento general; y a lo establecido en las resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública, SERCOP, respecto de la materia. Sin embargo, es importante considerar lo establecido en el Art. 18 del Reglamento.

Para efectos de aplicación del reglamento de Bienes, serán responsables de la administración, registro, control, cuidado, uso y egreso de los bienes de cada entidad, quienes ocupen los siguientes cargos/puestos o quienes hagan sus veces, según Art. 8 del Reglamento de Bienes:

a) Máxima autoridad o su delegado

b) Titular de la Unidad Administrativa

c) Titular de la Unidad de Administración de Bienes e Inventarios

d) Guardalmacén

e) Custodio Administrativo

f) Usuario Final

g) Titular de la Unidad de Tecnología

h) Titular de la Unidad Financiera

i) Contador

Máxima autoridad.- La máxima autoridad o su delegado orientará, dirigirá y emitirá disposiciones, políticas, manuales internos respecto del ingreso, administración y disposición final de los bienes e inventarios.

Titular de la Unidad Administrativa. - A más de las actividades propias de su gestión, será el encargado de dirigir la administración, utilización, egreso y baja de los bienes e inventarios de las entidades u organismos.

Unidad de Administración de Bienes e Inventarios. - Las entidades u organismos comprendidos en el artículo 11 del reglamento de Bienes, cuya estructura orgánica lo justifique, estructurarán una unidad encargada de la Administración de los Bienes e Inventarios.

La Unidad de Administración de Bienes e Inventarios, o aquella que hiciere sus veces a nivel institucional, orientará y dirigirá la correcta conservación y cuidado de los bienes que han sido adquiridos o asignados para uso de la entidad u organismo y que se hallen en custodia de los Usuarios Finales a cualquier título como: compra venta, transferencia gratuita, comodato, depósito u otros semejantes, de acuerdo con el reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General del Estado y la propia entidad u organismo.

Titular de la Unidad de Administración de Bienes e Inventarios. - Será el/la encargado/a de supervisar la administración, utilización, egreso y baja de los bienes e inventarios de la entidad u organismo.

En las entidades u organismos cuya disponibilidad presupuestaria lo permita y su estructura orgánica lo justifique, el Titular de la Unidad de Administración de Bienes e Inventarios o quien haga sus veces, podrá contar con un equipo de apoyo para la administración, egreso o baja de los bienes e inventarios.

Designación del Guardalmacén. - La máxima autoridad de las entidades y organismos establecidos en el artículo 13 del presente reglamento, nombrará Guardalmacén/es, o quien haga sus veces, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidad presupuestaria.

Guardalmacén de bienes y/o inventarios. - Será el responsable administrativo de la ejecución de los procesos de verificación, recepción, registro, custodia, distribución, egreso y baja de los bienes e inventarios institucionales.

En la administración de bienes el Guardalmacén, o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de contabilidad, deberá contar con información histórica sobre los bienes, manteniendo actualizados los reportes individuales de éstos de acuerdo a las disposiciones emitidas por el ente rector de las finanzas públicas, cuando aplique; además, será su obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza, con sus respectivas características como; marca, modelo, serie, color, material, dimensión, valor de compra, en la cual constará un historial con sus respectivos movimientos y novedades.

En la administración de los inventarios el Guardalmacén, o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de contabilidad, deberá entregar periódicamente a la Unidad Contable la información y documentación relativa de los movimientos de ingresos y egresos valorados, para la actualización y conciliación contable respectiva.

Titular de la Unidad de Tecnología. - Será el encargado/a de disponer y supervisar la elaboración de los informes técnicos, registros del equipo informático y comunicacional, en base a las normas de este reglamento u otras que le fueren aplicables.

Titular de la Unidad Financiera.- Será el encargado/a de disponer y supervisar la elaboración de los registros contables de los bienes e inventarios sobre la base de lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, su reglamento, las normas de este reglamento u otras que le fueren aplicables.

Contador.- Será el responsable del registro contable de ingresos, egresos y bajas de todos los bienes e inventarios; del cálculo y registro de las depreciaciones, corrección monetaria, consumo de inventarios y otras de igual naturaleza que implique regulaciones o actualizaciones de cuentas, sobre la base de lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, su reglamento y las normas que le fueren aplicables.

Chatarrización de los bienes obsoletos e inservibles del sector público.- Mediante Decreto 1791-A del 19 de junio del 2009, el Presidente de la República dispone a todas las entidades y organismos de la administración pública central e institucional la chatarrización de vehículos, equipo caminero y de transporte, aeronaves, naves, buques, materiales, tuberías, equipos informáticos y demás bienes de similares características que hubieren sido declarados obsoletos o inservibles y cuya venta no fuere posible o conveniente, de acuerdo con el Reglamento General de Bienes del Sector Público.

El Ministerio de Industrias y Productividad MIPRO, mediante Acuerdo 10 330 del 12 de julio del 2010 y publicado en el Registro Oficial 244 del 27 de julio 2010, reglamenta el procedimiento para la chatarrización de los bienes obsoletos e inservibles del sector público. En resumen, se considera los siguientes aspectos:

- Ámbito de aplicación.- Entidades que conforman el Art. 225 de la Constitución de la República.

- Chatarrización.- Proceso técnico mecánico de desintegración total de los bienes señalados en el decreto 1791-A; a efecto que queden convertidos en materia prima para uso en otras actividades económicas. Este proceso podrá realizarse una vez cumplidas las disposiciones vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y destino final.

- Procedimiento.- Informe técnico que justifique la chatarrización.- Condición de obsoleto, inservible o fuera de uso; ya que su operación y mantenimiento resulta antieconómico y recomendará someterlo a chatarrización.

- Requisitos.-

a.- Documentación respecto a la propiedad y documentos de circulación.

b.- Antes de la entrega – recepción, deberán ser borrados los logotipos, insignias y demás distintivos, retirar las placas y canceladas las matrículas.

c.- La baja de los bienes se hará una vez comunicado a la Contraloría para fines de control y auditoría.

d.- Otros requeridos por las entidades y organismos de la administración central.

Una vez cumplidos los requisitos señalados, y entregados los bienes a las empresas de Chatarrización calificadas por la Subsecretaría de Industrias, Productividad e Innovación Tecnológica, éstas emitirán un certificado de recepción de los bienes, suscrita por el representante legal de la empresa y un delegado de la entidad pública. Este certificado dará derecho a la entidad pública a justificar la baja del inventario que mantiene en su dependencia.

Las empresas chatarrizadoras serán aquellas que cumplan con los requisitos establecidos y divulgados por el MIPRO. Los criterios son: Capacidad de procesamiento; que la producción de materia prima beneficie a los programas de obras del Gobierno; que las empresas ofrezcan seguridad y espacio físico; se cuente con la licencia ambiental otorgada por el Ministerio del Ambiente; estén al día en las obligaciones tributarias; y otros establecidos en el proceso de calificación y autorización.

Será el Ministerio de Industrias y Productividad expedirá formatos para la presentación de las aplicaciones; y llevará adelante los requerimientos de precalificación, monitoreo y suscripción de convenios interministeriales e institucionales necesarios para la ejecución de los procedimientos de Chatarrización.

Además, el artículo 80, segundo párrafo del Reglamento de Bienes, determina que: Si en el informe técnico de inspección se concluye que los bienes todavía son necesarios en la entidad u organismo, concluirá el trámite y se archivará el expediente. Caso contrario se procederá de conformidad con las normas señaladas para los procesos de remate, venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso, chatarrización, reciclaje, destrucción, según corresponda.

Art. 139.- Procedencia.- Si los bienes fueren declarados inservibles u obsoletos o fuera de uso, mediante el informe técnico que justifique que la operación o mantenimiento resulte oneroso para la entidad y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente de conformidad a las disposiciones del presente reglamento, se recomienda someter a proceso de chatarrización.

Los bienes sujetos a chatarrización serán los vehículos, equipo caminero, de transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, tuberías, fierros, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares características de tal manera que el bien quede convertido irreversiblemente en materia prima, serán sometidos al proceso técnico de desintegración o desmantelamiento total.

Las entidades u organismos comprendidos en el artículo 1 del presente reglamento entregarán a la empresa de chatarrización calificada para el efecto por la Subsecretaría de Industrias, Productividad e Innovación Tecnológica, los bienes a ser procesados; la empresa de chatarrización emitirá el certificado de haber recibido los bienes sujetos a chatarrización el mismo que deberá estar suscrito por el representante legal de la empresa y por un delegado de la entidad u organismo.

El Reglamento de Bienes explica sobre la CHATARRIZACIÓN lo siguiente:

Artículo 139.- Procedencia. - Si los bienes fueren declarados inservibles u obsoletos o fuera de uso, mediante el informe técnico que justifique que la operación o mantenimiento resulte oneroso para la entidad y cuya venta o transferencia gratuita no Normas de Control Interno fuere posible o conveniente de conformidad a las disposiciones del presente reglamento, se recomienda someter a proceso de chatarrización.

Los bienes sujetos a chatarrización principalmente serán los vehículos, equipo caminero, de transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, tuberías, fierros, equipos informáticos y todos los demás bienes susceptibles de chatarrización, de tal manera que aquellos queden convertidos irreversiblemente en materia prima, a través de un proceso técnico de desintegración o desmantelamiento total.

Las entidades u organismos comprendidos en el artículo 1 del presente reglamento entregarán a la empresa de chatarrización calificada para el efecto por el ente rector de la industria y producción, los bienes a ser procesados; la empresa de chatarrización emitirá el certificado de haber recibido los bienes sujetos a chatarrización el mismo que deberá estar suscrito por el representante legal de la empresa y por el Guardalmacén o quien haga sus veces, de la entidad u organismo.

Identificación de los procedimientos de contratación

En nuestro país, antes de la expedición de la LOSNCP, la Contratación Pública se basaba en la Ley de contratación Pública, La Ley de consultoría. Adicional a estos cuerpos normativos, se suman los Reglamentos Internos de contratación que las entidades contratantes expedían sin seguir las mismas directrices, ni márgenes de preferencia, lo cual generaba que cada entidad contratante manejara los procesos de contratación de manera distinta a las demás, dificultando las labores de los organismos de control.

La entidad que ejerce la rectoría del Sistema Nacional de Contratación Pública en nuestro país es el Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP) en reemplazo del INCOP. Es un organismo de derecho público, técnico, regulatorio, con personalidad jurídica propia y autonomía administrativa, técnica, operativa, financiera y presupuestaria.

Los procedimientos para la adquisición de bienes en el sector público se ajustarán a lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento. Sin embargo, de que en el curso especializado en este tema se estudia y analiza en detalle dichos procedimientos es necesario al menos indicar los montos para cada tipo de procedimiento. Considerando para fijar los montos el Presupuesto inicial del Estado para el 2016, $ 29.835.098.320,79.

El Reglamento de Bienes determina el Procedimiento:

Art. 140.- El procedimiento para la chatarrización contará con las siguientes formalidades:

- Informe técnico que justifique la condición de inservible y la imposibilidad o inconveniencia de la venta de los bienes o transferencia gratuita, elaborado por la unidad correspondiente de acuerdo a la naturaleza del bien.

- Informe previo elaborado por el titular de la Unidad Administrativa, mismo que tendrá como sustento los informes de la constatación física de bienes y el informe técnico.

- Resolución de la máxima autoridad o su delegado que disponga la chatarrización inmediata de los referidos bienes.

- Documentación legal que respalde la propiedad del bien de ser el caso, los permisos de circulación y demás documentos que consideren necesarios.

- La copia de la papeleta del depósito en la cuenta única del Tesoro Nacional.

- Acta de entrega recepción de bienes que será firmada por el representante legal de la empresa y del Guardalmacén o quien haga sus veces de la entidad u organismo.

El acta legalizada constituye parte de la documentación que justifica el egreso de los bienes del patrimonio institucional.

Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural, se observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento.

Normas de Control Interno.

406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES

406-01 Unidad de Administración de Bienes Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes.

La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración.

406-02 Planificación

Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente.

El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de la institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley.

El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la siguiente información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del plan.

La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.

a) Registro de proveedores y entidades Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que desee participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el Registro Único de Proveedores, RUP, cuya información será publicada en el portal de compras públicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarán en el portal para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública.

406-03 Contratación

Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:

- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.

- La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite.

- La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.

- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisión.

- El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de adquisición.

- La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.

a) Procedimientos precontractuales Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría, las entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de conformidad a la naturaleza y cuantía de la contratación, a los términos y condiciones establecidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratación.

En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se observarán los procedimientos dinámicos, es decir: compras por catálogo y compras por subasta inversa.

Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución de obras, serán aplicables los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía, ferias inclusivas, ínfima cuantía, a más de los procedimientos especiales del régimen especial.

Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de servicios de consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta y mediante concurso público.

b) Pliegos

Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar. La entidad contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratación, siempre que se cumpla con la ley.

Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.

Los pliegos deben ser aprobados por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.

c) Comisión Técnica

La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta, concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo dispuesto por la ley, conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente Comisión Técnica que estará integrada de la siguiente manera:

1.     Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá.

2. El titular del área que lo requiere o su delegado.

3.     Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su delegado.

Los miembros de la Comisión Técnica serán servidoras o servidores de la entidad contratante y no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de excusa.

406-04 Almacenamiento y distribución

Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario.

El Guardalmacén o Bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los bienes que egresan.

Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no serán recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.

Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.

Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén o bodega tendrán acceso a las instalaciones.

Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

406-05 Sistema de registro

El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.

Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.

La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.

Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente.

406-06 Identificación y protección

Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.

Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación.

El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos.

La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de responsabilidad de cada servidor público. La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.

406-07 Custodia

La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.

La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.

CURSO DE CONTROL DE GESTION PÚBLICA Sesión IV: Control y Administración de Bienes

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Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

406-08 Uso de los bienes de larga duración

En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación.

Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales.

En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente.

El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.

Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.

406-09 Control de vehículos oficiales

Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.

Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad del sector público. Su cuidado y conservación será una preocupación constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades.

Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.

Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los días y horas laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior.

Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables. Por ningún concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el carácter de indefinidos.

Se cita a continuación la reforma a esta norma, mediante ACUERDO Nº 041 - CG –expedida el 7 de octubre del 2010.

“En el Art. 3.- Movilización de los Vehículos Oficiales y Excepción, en su tercer inciso, a continuación de “…el último día laborable de cada semana,” adiciónese la siguiente frase “fuera del horario de la jornada de trabajo…”.

Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada semana, exceptuándose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y servidores con rango a nivel de ministros de Estado. Se excluyen de esta disposición, únicamente los vehículos de ambulancia, de las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pública, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehículos que pertenecen a los cuerpos de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Policía Nacional, sistemas de redes eléctricas, telefónicas, agua potable, alcantarillado y obras públicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas.

Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades. Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que pertenecen.

La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe, en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la entidad, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del Estado.

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración.

La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado, así como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.

La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos.

El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular designará a un servidor que cumpla esta función.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad.

Clasificación de los Bienes

Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo.

Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la Unidad de Administración Financiera.

Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.

406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia.

Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y demás procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias.

Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o servicios, emitirán su propia reglamentación que asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios prestados, la documentación de los movimientos y la facturación según los precios y modalidades de ventas.

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.

La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.

La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.

Referencias

•  Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento 
• Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
•  Normas de Control Interno Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público.
•  Reglamento Sustitutivo para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos.
• Contraloría General del Estado, "Curso Control de Gestión Pública", Sesión IV, Control y Administración de Bienes.